Organiser sa sortie musicale avec le rétroplanning


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Organiser sa sortie musicale avec le rétroplanning

Le rétroplanning, comme son nom l’indique est un planning qui se fait à l’envers à partir d’une échéance précise. Cette méthode est un indispensable dans la gestion des sorties musicales de mes artistes.


Elle permet de suivre chaque étape d’un plan à l’élaboration d’un projet lorsque la date de fin est non négociable.

Comme son nom l’indique, c’est un planning qui se fait à l’envers, donc qui se commence à partir de la date d’échéance.


C’est une méthode qui permet de respecter la date de sortie du projet, mais aussi de programmer chaque tâche du planning en prenant en compte le temps imparti.



Les avantages du rétro planning :


Respecter les deadlines

Le rétro planning permet de respecter les délais et dates d’échéance grâce à son principe de fonctionnement qui est de commencer par la fin. En fonctionnant à rebours, on se donne la possibilité de mieux gérer son temps et de minimiser les retards.


S’assurer si le projet est réalisable

Ceci permet de savoir si les deadlines imposées sont réalistes ou non. Grâce au rétro planning, tu peux jauger la température en amont et te demander si l’objectif de sortir ton projet a telle date est atteignable.


Adapter la longueur des tâches en fonction du temps imparti

Il permet d’anticiper les tâches qui demandent plus de temps et d’attention. Certaines opérations et certaines actions dans ta promotion musicale seront plus chronophages que d’autres. Tu pourras donc mieux jauger la gestion de ton temps.

Déterminer avec précision la date de début d’un projet.

Cette méthode permet de savoir si tu as la possibilité de commencer en avance, afin de bénéficier d’une marge de manœuvre en cas d’imprévu.


Gérer au mieux les ressources.

En obtenant une vision claire du temps imparti pour chaque tâche, tu pourras calculer au plus juste les ressources nécessaires à sa bonne exécution, tout en restant dans les temps.



Comment faire un rétroplanning


Avant de commencer à faire ton rétroplanning, tu dois définir la date à laquelle ton projet doit sortir. C’est à partir de cette date-là, que tout va pouvoir être mis en place


.Étape 1 - identifier les tâches à mettre en place

Commence tout d’abord par mettre à plat les tâches et les étapes majeures de ton projet. Pour une meilleure organisation, je te conseille d’attribuer un numéro, une lettre ou une couleur à chacune d’entre elles afin de t’y retrouver.


Assure-toi de n’oublier aucune opération. Pour ce faire, note toutes les actions indispensables, même les plus évidentes.


Plus ton rétro planning est précis, plus tu optimises tes chances de ne rien oublier et d’avoir une meilleure gestion de ton projet. Le mieux est de faire des tâches principales et ensuite les tâches secondaires qui les composent.

Tu peux structurer tes tâches de la manière suivante :

Étape 2 - Estimer la durée de chaque tâche


Une fois les tâches identifiées, il faut désormais estimer avec le plus de précision possible la durée de chacune d’entre elles pour les réaliser et pour les inclure dans ton rétroplanning.


Ne néglige pas cette étape car elles indispensable afin de respecter au mieux les deadlines.

La première chose à savoir est qu’il faut minimum un mois entre la distribution et le jour de la sortie pour contacter les médias, les curateurs de playlists, les radios, etc. Un mois, c’est le temps qu’il leur faut pour tomber sur ton mail, le consulter, écrire un article à ton sujet et t’inclure dans leur planning éditorial. Plus tu donnes du temps aux professionnels, plus tu doubles tes chances.


Mais un mois, c’est le minimum uniquement pour ces tâches-là de relation presse.


Plus tu as de tâches, plus tu dois te donner du temps. Plus tu dois dépendre d’autres personnes, plus tu dois également te donner du temps.


Et pour répartir ton temps au mieux, tu dois te baser sur tes sorties précédentes afin d’évaluer et de savoir si tu dois réajuster certains délais pour tes prochaines releases.


Tu peux également utiliser la technique des 3 points qui te permet de calculer le temps de réalisation le plus juste.


Pour ce faire, tu dois déterminer les 3 points suivants pour chaque tâche :

TM: temps moyen estimé (travail dans des conditions normales)

TO: temps optimiste (conditions idéales, pas d’obstacles, temps minimum pour accomplir la tâche)

TP: temps pessimiste (temps maximum pour accomplir la tâche dans les pires conditions)


Procède ensuite au calcul suivant pour obtenir le résultat : (TP + 4 x TM + TO) / 6


Étape 3 : construire son rétro-planning


Maintenant, que les éléments ont été définis, ils est temps de mettre en place ton rétro-planning.

Comme il a été dit, tu dois le commencer en partant de la fin. C’est-à-dire que la première tâche à mettre, et la dernière tâche à faire.


Si par exemple dans ta promotion, la dernière chose à mettre en place est un post de remerciement, une semaine après la sortie, et bien, c’est la première chose que tu dois mettre dans ton planning.


Tu dois donc positionner sur ton calendrier la dernière tâche à effectuer, puis celle d’avant, et ainsi de suite.


Il se peut que tu n’aies plus de place pour placer les premières actions à réaliser, signe que la date idéale du projet est dépassée. Dans ce cas, il te faut alors arbitrer pour :

  • revoir les priorités

  • ajuster les délais de réalisation,

  • ajouter des ressources.

Prévois toujours une marge de manœuvre afin de pallier les éventuels problèmes ou imprévus !


Voici un exemple de rétroplanning dont tu peux t'inspirer :



Tâches à accomplir

Statut

(ok, en cours, fait)

01/04

02/04

03/04

...

Post pour remercier l'audience

Release party sur Twitch

Annoncer release party

en cours

Sortie de l'EP + annonce

fait

...



 

Sache que le rétroplanning ne te protège pas de l'impermanence. La plannification permet d'éviter les risques, mais on est jamais à l'abri de rien.

Raison pour laquelle il faut des marges de sécurité à chaque étape, fais attention aux relations de dépendances et demande des conseils à des personnes qui ont de l'expérience en terme de sortie musicales.

Ils te permettront de réduire le nombre de pièges qui t'attendent...


J'espère que ça t'aidera pour tes prochaines releases !

En attendant, n'hésite pas à télécharger la release checklist pour ne rien oublier !

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